存證信函的使用方法及範例
民法第九十五條第一項前段規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」
所謂「非對話而為意思表示者」，是指當事人得以書信、函件等傳達方式表示意思，而郵局存證信函是目前最常使用方式之一。
寫「郵局存證信函」的目的，是要經過郵局來證明發信日期及發信內容為何的一種證明文件證明收件人確實已收受此信函，寄件人事後若有投訴(或申訴)、申請調解、訴訟等時可作為有利證據之一。
寫郵局存證信函的方式： 1. 郵局存證信函須以雙掛號函件寄出。 2. 向郵局購買存證信函用紙，一式最少三份(份數視收件人人數而增加)，由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。 3. 寫存證信函為達到預期的效果，須掌握時機與重點。故應注意人(當事人)、事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點。 4. 信函內容應提到：「限收件人於x年x月x日前解決...，否則...」「限收件人於文到x日內予以處理，否則...」，限x日以七至十日為合理時日。 5. 寄件人務必清楚寫明「目的」，例如要求企業經營者應合理解決的方式，如退貨、退款、解除契約、減少價金等，千萬不要含糊、不清不楚。 6. 書寫完成後擬至郵局寄發，郵局承辦人員會從形式上加以檢查，如錯字、用印、日期等的填寫，檢查無誤後即受理寄出。 7. 郵局掣給的收據和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都需妥善保存。
【存證信函範例】 範例【一之一】：到期不再續約 台端與本人於□年□月□日所簽訂之房租租賃契約，租期將於□年□月□日屆滿，屆時該房屋不再續租，盼 台端於到期時，依約將房屋返還予本人，無任感激。 範例【一之二】：到期不再續約 □□□先生台鑒：
台端向本人承租位於□縣市□路□號□樓之房屋，租期至□年□月□日止，本人特此聲明屆期不再續租，謹請台端屆期按時搬遷將房屋點交返還本人，特此通告，耑此 順頌 時綏 範例【二】：到期應再訂新約，否則不再續租 台端與本人於□年□月□日所簽訂之房屋租賃契約，租期將於□年□月□日屆滿。台端如欲續租，希 台端於□年□月□日前（註：期限可訂在到期日前半個月以上，一個月以內，不宜過長）與本人洽商重新訂約之事宜並簽妥新約，逾期未簽訂新約者，則不再出租予 台端，盼 台端屆時依約將房屋返還予本人，無任感激。 範例【三】：修繕義務之通知 按本人前於民國□年□月□日向 台端承租門牌號碼□市□路□段□巷□號□樓房屋，詎於本人遷入後未達月餘，即發覺浴室內之馬桶不通，且廚房天花板嚴重漏水，除整日滴水外，並因而導致油漆不斷剝落，影響廚房衛生甚劇。本人於□年□月□日曾以電話與 台端聯絡，惟不見 台端採取修復措施，特再以本函催請 台端於三日內履行民法第四百二十九條之修繕義務，逾期則本人將自行僱請水電工修復。至於修復費用，本人將逕自本月份租金中扣除，特此通知，希待見覆。 範例【四之一】：催告給付租金 台端向本人締約承租坐落於□市□路□段□號之房屋，租期自□年□月□日起至□年□月□日止，計□年，租金為每月□元，並定期於每月□日給付之。頃查台端應給付本人□年□月份租金，迄未蒙台端依約給付，特此通知，請於文到後七日內給付租金□元，以為誠信是禱。 範例【四之二】：催告給付逾期租金，並預告終止契約 台端向本人締約承租坐落於□市□路□段□號之房屋，租期自□年□月□日起至□年□月□日止，計□年，租金為每月□元，並定期於每月□日給付之。詎台端於□年□月□日以後即未曾依約給付租金，迄今欠租除以押租金抵償外，尚積欠達二個月以上，共計□元，為此特以本函催告台端於函到後□日內付清租金，屆期如未付清，租約即行終止，不另通知。 範例【四之三】：通知終止租約，並請求遷讓房屋及付清租金 台端前向本人締約承租坐落於□市□路□段□號□樓之房屋，租期自□年□月□日起至□年□月□日止，計□年□月□日以後即未曾依約給付租金，迄今尚積欠租金達二個月以上，共計□元，雖經本人前於□年□月□日以□郵局第□號存證信函定期催告台端付清租金，惟台端迄仍未履行，特依法以本函終止租約，請台端於函到後立即付清租金並遷讓房屋，以免訟累是禱。 範例【五】：返還押租金之通知函 按 台端與本人於中華民國□年□月□日所簽訂之不動產租賃契約，租賃位於□市□路□號之房屋，業已於□年□月□日屆滿，並經本人遷還房屋與 台端。查本人於簽訂租賃契約時，已交付 台端押租金新台幣□元，依約 台端應於租期屆滿時返還押租金於本人。惟屢經本人催告 台端返還前述押租金， 台端均置之不理，特此函告台端於函到七日內，返還前述押租金與本人，以免爭訟。
寫「郵局存證信函」的目的，是要經過郵局來證明發信日期及發信內容為何的一種證明文件證明收件人確實已收受此信函，寄件人事後若有投訴(或申訴)、申請調解、訴訟等時可作為有利證據之一。
寫郵局存證信函的方式： 1. 郵局存證信函須以雙掛號函件寄出。 2. 向郵局購買存證信函用紙，一式最少三份(份數視收件人人數而增加)，由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。 3. 寫存證信函為達到預期的效果，須掌握時機與重點。故應注意人(當事人)、事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點。 4. 信函內容應提到：「限收件人於x年x月x日前解決...，否則...」「限收件人於文到x日內予以處理，否則...」，限x日以七至十日為合理時日。 5. 寄件人務必清楚寫明「目的」，例如要求企業經營者應合理解決的方式，如退貨、退款、解除契約、減少價金等，千萬不要含糊、不清不楚。 6. 書寫完成後擬至郵局寄發，郵局承辦人員會從形式上加以檢查，如錯字、用印、日期等的填寫，檢查無誤後即受理寄出。 7. 郵局掣給的收據和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都需妥善保存。
【存證信函範例】 範例【一之一】：到期不再續約 台端與本人於□年□月□日所簽訂之房租租賃契約，租期將於□年□月□日屆滿，屆時該房屋不再續租，盼 台端於到期時，依約將房屋返還予本人，無任感激。 範例【一之二】：到期不再續約 □□□先生台鑒：
台端向本人承租位於□縣市□路□號□樓之房屋，租期至□年□月□日止，本人特此聲明屆期不再續租，謹請台端屆期按時搬遷將房屋點交返還本人，特此通告，耑此 順頌 時綏 範例【二】：到期應再訂新約，否則不再續租 台端與本人於□年□月□日所簽訂之房屋租賃契約，租期將於□年□月□日屆滿。台端如欲續租，希 台端於□年□月□日前（註：期限可訂在到期日前半個月以上，一個月以內，不宜過長）與本人洽商重新訂約之事宜並簽妥新約，逾期未簽訂新約者，則不再出租予 台端，盼 台端屆時依約將房屋返還予本人，無任感激。 範例【三】：修繕義務之通知 按本人前於民國□年□月□日向 台端承租門牌號碼□市□路□段□巷□號□樓房屋，詎於本人遷入後未達月餘，即發覺浴室內之馬桶不通，且廚房天花板嚴重漏水，除整日滴水外，並因而導致油漆不斷剝落，影響廚房衛生甚劇。本人於□年□月□日曾以電話與 台端聯絡，惟不見 台端採取修復措施，特再以本函催請 台端於三日內履行民法第四百二十九條之修繕義務，逾期則本人將自行僱請水電工修復。至於修復費用，本人將逕自本月份租金中扣除，特此通知，希待見覆。 範例【四之一】：催告給付租金 台端向本人締約承租坐落於□市□路□段□號之房屋，租期自□年□月□日起至□年□月□日止，計□年，租金為每月□元，並定期於每月□日給付之。頃查台端應給付本人□年□月份租金，迄未蒙台端依約給付，特此通知，請於文到後七日內給付租金□元，以為誠信是禱。 範例【四之二】：催告給付逾期租金，並預告終止契約 台端向本人締約承租坐落於□市□路□段□號之房屋，租期自□年□月□日起至□年□月□日止，計□年，租金為每月□元，並定期於每月□日給付之。詎台端於□年□月□日以後即未曾依約給付租金，迄今欠租除以押租金抵償外，尚積欠達二個月以上，共計□元，為此特以本函催告台端於函到後□日內付清租金，屆期如未付清，租約即行終止，不另通知。 範例【四之三】：通知終止租約，並請求遷讓房屋及付清租金 台端前向本人締約承租坐落於□市□路□段□號□樓之房屋，租期自□年□月□日起至□年□月□日止，計□年□月□日以後即未曾依約給付租金，迄今尚積欠租金達二個月以上，共計□元，雖經本人前於□年□月□日以□郵局第□號存證信函定期催告台端付清租金，惟台端迄仍未履行，特依法以本函終止租約，請台端於函到後立即付清租金並遷讓房屋，以免訟累是禱。 範例【五】：返還押租金之通知函 按 台端與本人於中華民國□年□月□日所簽訂之不動產租賃契約，租賃位於□市□路□號之房屋，業已於□年□月□日屆滿，並經本人遷還房屋與 台端。查本人於簽訂租賃契約時，已交付 台端押租金新台幣□元，依約 台端應於租期屆滿時返還押租金於本人。惟屢經本人催告 台端返還前述押租金， 台端均置之不理，特此函告台端於函到七日內，返還前述押租金與本人，以免爭訟。